1. Organizator naboru:

Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w Toruniu

z siedzibą w Toruniu (87-100) przy ul. Adama Mickiewicza 9.

Znak sprawy.: DO.1101.32.1.2023

2. Tryb postępowania naboru:

• Decyzja Nr 23/2023 Dyrektora Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Toruniu z dnia 5 maja 2023 r. w sprawie powołania Komisji Rekrutacyjnej do przeprowadzania procedury naboru zewnętrznego kandydatów na stanowisko sekretarki (znak sprawy: DO.1101.32.1.2023);
• Zarządzenia nr 52/2022 Dyrektora Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Toruniu z dnia 27 października 2022 roku w sprawie ustalenia Regulaminu  naboru pracowników dla jednostek nadzorowanych przez Dyrektora Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Toruniu oraz biura RDLP w Toruniu (znak sprawy: DO.1101.59.2022).

3. Adresaci naboru:

            Wszyscy zainteresowani podjęciem pracy na stanowisku sekretarki.

4. Warunki zatrudnienia:

1. zatrudnienie od dnia 1 czerwca 2023 r., umowa o pracę na czas określony, docelowo zatrudnienie na czas nieokreślony,
2. możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych poprzez szkolenia,
3. świadczenia socjalne i zdrowotne.

5. Zakres obowiązków i odpowiedzialności dla stanowiska:

1. Prowadzenie całości spraw związanych z zabezpieczeniem prawidłowego funkcjonowania sekretariatu RDLP, a w szczególności:

1. uzgadnianie i przestrzeganie realizacji dziennych planów pracy Dyrektora RDLP;
2.  koordynacja przyjmowania interesantów z zewnątrz i z poszczególnych komórek organizacyjnych biura RDLP oraz nadzorowanych nadleśnictw, wstępna ocena ich spraw i kierowanie do Dyrektora, jego zastępców lub do właściwych merytorycznie komórek;
3.  informowanie kierowników komórek organizacyjnych lub bezpośrednio poszczególnych pracowników o terminach narad, spotkań itp. organizowanych przez Dyrektora lub Zastępców Dyrektora z ich udziałem;
4.  wykonywanie obsługi telefonicznej RDLP w Toruniu, obsługi komputera i zestawu: fax - ksero - drukarka - skaner;
5.  przyjmowanie z Kancelarii korespondencji adresowanej do Dyrektora oraz jego zastępców, przekładanie jej adresatom, zwrot korespondencji do kancelarii celem wprowadzenia do EZD,
6. przyjmowanie dokumentów w obiegu wewnętrznym RDLP, sprawdzanie ich zgodności z wymogami regulaminu organizacyjnego i regulaminu kontroli wewnętrznej RDLP, przedkładanie do podpisu odpowiednio Dyrektorowi i Zastępcom Dyrektora, opieczętowywanie pism i dokumentów oraz bieżące przekazywanie ich do poszczególnych komórek organizacyjnych;
7. prowadzenie ewidencji wydanych przez Dyrektora RDLP w Toruniu zarządzeń, decyzji i pism ogólnych oraz zarządzeń i decyzji Dyrektora Generalnego LP, ich kompletowanie rocznikami;
8. wprowadzanie zarządzeń i decyzji Dyrektora do Systemu Wewnętrznej Informacji Prawnej oraz aktualizacja zamieszczanych informacji;
9. gromadzenie, rejestrowanie, przechowywanie oraz archiwizowanie akt spraw (korespondencji) załatwianych bezpośrednio przez Dyrektora;
10. zaopatrzenie sekretariatu, gabinetu Dyrektora i jego zastępców w artykuły biurowe oraz dopilnowanie właściwego porządku, estetyki i należytego wyposażenia pomieszczeń sekretariatu i gabinetów kierownictwa RDLP;
11. dbanie o powierzone mienie i urządzenia znajdujące się w sekretariacie oraz właściwe zabezpieczenie przed kradzieżą lub zniszczeniem pieczątek, dokumentów, maszyn i urządzeń;

2. Przestrzeganie przepisów o ochronie informacji niejawnych i stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa oraz przepisów o ochronie danych osobowych;
3. Obsługa skrzynki poczty elektronicznej;
4. Prowadzenie rezerwacji i udostępniania sal konferencyjnych biura RDLP;
5. Logistyczna obsługa narad i spotkań organizowanych na salach narad biura RDLP.

6. Wymagania obligatoryjne (podstawowe):

• wykształcenie wyższe oraz minimum po stażu pracy

lub

• wykształcenie średnie, minimum 3 lata stażu pracy.

7. Wymagania dodatkowe (preferowane):
8. znajomość Systemu Informatycznego Lasów Państwowych (SILP);
9. znajomość systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją;
10. biegła znajomość obsługi podstawowych programów komputerowych pakietu biurowego MS Office (Word, Excel, Outlook);
11. doświadczenie w prowadzeniu spraw kancelaryjnych i dokumentacji w systemie EZD;
12. znajomość obsługi urządzeń biurowych,
13. znajomość specyfiki działalności LP w obszarze zadań przewidzianych do realizacji na         zajmowanym stanowisku,
14. predyspozycje osobowe: dyspozycyjność, umiejętność pracy pod presją czasu,         samodyscyplina, sumienność, dokładność, komunikatywność, umiejętność pracy w          zespole, chęć samodoskonalenia i pogłębiania wiedzy, wysoka kultura osobista;
15. dobra znajomość języka angielskiego.
8. Wymagane dokumenty:

• CV opatrzone własnoręcznym, czytelnym podpisem,
• kserokopie dokumentów poświadczających przebieg pracy zawodowej – świadectwa pracy, opinie poprzednich pracodawców (oryginały do wglądu podczas rozmowy kwalifikacyjnej),

• kserokopie dokumentów poświadczających posiadane wykształcenie (oryginały                         do wglądu podczas rozmowy kwalifikacyjnej),
• kserokopie zaświadczeń o ukończonych kursach, szkoleniach, posiadanych uprawnieniach związanych z ww. zakresem obowiązków,
• wypełniony i podpisany KWESTIONARIUSZ OSOBOWY kandydata na pracownika Lasów Państwowych (załącznik nr 1),
• podpisana klauzula informacyjna dla kandydatów do pracy w RDLP w Toruniu                    (załącznik nr 2),
• oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, dla potrzeb niezbędnych dla realizacji procesu naboru na wolne stanowisko zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych (załącznik nr 3).

9. Termin i miejsce składania ofert:

Wymagane dokumenty należy składać w siedzibie Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych  w Toruniu przy ul. Adama Mickiewicza 9 w Toruniu lub przesłać pocztą tradycyjną na adres:

Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w Toruniu,

87-100 Toruń, ul. Adama Mickiewicza 9

w terminie do dnia 19 maja 2023 r. do godz. 15:00.

W przypadku nadesłania dokumentów pocztą decyduje data i godzina wpływu do siedziby biura RDLP w Toruniu (dokumenty, które wpłyną po terminie - nie będą rozpatrywane i zostaną odesłane na podany adres bez otwierania ofert).

Dokumenty należy składać w zaklejonych kopertach z dopiskiem:

„nabór na stanowisko SEKRETARKA

w Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Toruniu”

Na kopercie należy zamieścić adres korespondencyjny kandydata.

Dokumenty przesłane drogą elektroniczną nie będą rozpatry­wane.

Do udzielania informacji w sprawie naboru upoważniony jest Pan Michał Gazda, tel. 502131702

10. Zasady prowadzenia rekrutacji:

Wstępny wybór kandydata dokonywany będzie przez Komisję Rekrutacyjną powołaną przez Dyrektora Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Toruniu w celu przeprowadzenia wewnętrznej rekrutacji kandydatów do zatrudnienia na stanowisku sekretarki.

W wyniku komisyjnej analizy i oceny przedstawionych dokumentów oraz oświadczeń zostaną wybrani kandydaci, którzy po 22 maja 2023 r. zostaną zaproszeni, telefonicznie lub pocztą elektroniczną do dalszego postępowania – rozmowy kwalifikacyjnej. 

Kandydaci zaproszeni na rozmowę kwalifikacyjną są zobowiązani do przedłożenia do wglądu oryginałów dokumentów.

Dyrektor Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Toruniu może unieważnić nabór               na ww. stanowisko na każdym etapie postępowania bez podania przyczyny.

Kandydaci, którzy nie przejdą pomyślnie rekrutacji będą mogli odbierać dokumenty osobiście w Wydziale Kadr w terminie do dnia 10 czerwca 2023 r. Dokumenty nie odebrane zastaną komisyjne zniszczone.

Jednocześnie informujemy, iż administratorem danych osobowych zawartych w przekazanych dokumentach aplikacyjnych jest Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w Toruniu,  87-100 Toruń ul. Adama Mickiewicza 9.

Dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego oraz wybrania pracownika i zawarcia umowy o pracę. Dane osobowe nie będą udostępniane innym podmiotom. Osoba składająca dokumenty ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz ich poprawienia w sytuacjach określonych  powołanymi przepisami.

Wyrażona zgoda może zostać w dowolnym momencie wycofana. Pełna informacja na temat przetwarzania danych osobowych znajduje się na stronie internetowej Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych w Toruniu.

Toruń, dnia 05 maja 2023 r.

Załączniki:

1. KWESTIONARIUSZ OSOBOWY kandydata na pracownika Lasów Państwowych,
2. Klauzula informacyjna dla Kandydatów do pracy w Regionalnej Dyskrecji Lasów Państwowych w Toruniu,
3. Zgoda na przetwarzanie danych w procesie rekrutacji.